Kehittämisen taikaa
13.4.2018 perjantai

Orientoituminen yritystoiminnan kehittämiseen.

Tiedän, toki tiedän että laatu on jonkinlainen sana kirosanan ja jargonin, tyhjän puheen välimailla eikä listatkaan järin korkealla ole ihmisten arvostuksissa. Mitäpä sitä kieltämään, listat ovat tylsiä, paitsi Rabelais´n tuotannossa, jossa ette arvaakaan mitkä syvyydet niistä nousevat. Tämän aamun kehittämistoimeksi olen ottanut merkillisen paperiaihion, jonka kyllä olen itse aikanaan tehnyt, ja luultavasti vielä tarkan analyysin perusteella siitä, mikä on todellisuus projektinhoidossa meillä ja muualla. Ja totuudenmukainen koodattu vastaus näyttää listana tältä ja se perustuu projektimuistiouudistuksen aikana tehtyyn perustutkimukseen, ja toteutukseen. Myöhemmin siitä voi todeta vain sen, että periaatteessa hyvä, mutta kun ei toimi monimutkaisuuden ja niukan aikaresurssin vuoksi. Insinöörillä on suunnittelutyössä paljon muutakin ja tärkeämpää tehtävää kuin muistioiden laadinta. Sen ymmärrän hyvin, joten motivoitumisen puutteesta ei voi edes moittia. Pitäisihän vaivannäöstä olla jotain hyötyä ellei se voi olla suorastaan mielenkiintoista tai hauskaa.

Hauskuus ei pääsääntöisesti projektimuistioissa ole päämäärä, vaikka joitain voikin naurattaa sepustettu, ja joskus taas ei ole itku kaukana kirjoitettua katsellessa. Siis tässä näkemykseni projektiviestinnästä, perustuu tosiasioihin.

Prinsiippi                                        SISÄISTEN PROJEKTIMUISTIOIDEN SISÄLLÖLLISET VAATIMUKSET

Vaiheno            Vaihe                

1                           Aloitus               tehtävän määrittely

2                           Aloitus               aikataulu

3                           Aloitus               organisaatio ja resurssit

4                           Aloitus               käynnistystoimet ja projektirutiinit

5                           Aloitus               uhat ja riskit

6                           Aloitus               rajapinnat

7                           Aloitus               suunnittelusopimuksen sisältö ja lähtötiedot

8                           Suunnittelu I   tehdyt suunnitteluratkaisut

9                           Suunnittelu I   tilanne turvallisuussuunnittelussa

10                        Suunnittelu I   lupakysymykset

11                        Suunnittelu I   projektiaikataulu

12                        Suunnittelu I   projektin talous

13                        Suunnittelu I   asiakassuhde

14                        Suunnittelu I   suunnitteluorganisaation toiminnan arviointi

15                        Suunnittelu II  suunnitelmien toteutuminen ja valmiusaste

16                        Suunnittelu II  turvallisuussuunnittelu

17                        Suunnittelu II  urakkasopimukset ja laitehankinnat

18                        Suunnittelu II  viranomaiset ja lupakysymykset

19                        Suunnittelu II  aikataulun riittävyys

20                        Suunnittelu II  projektin talous

21                        Suunnittelu II  asiakassuhde

22                        Suunnittelu II  suunnitteluorganisaation toiminnan arviointi

23                        Suunnittelu II  uudet tekniset ratkaisut.

24                        Päättö                suunnitelmien toteutuminen

25                        Päättö                asennustöiden yhteydessä havaittujen suunnitelmavirheiden ja muutosten syiden analysointi

26                        Päättö                suunnittelutapahtuman kriittinen analysointi

27                        Päättö                aikataulu

28                        Päättö                työn yhteydessä havaitut laatusuunnitelman ja käsikirjan puutteet ja korjaustoimenpiteet

29                        Päättö                resurssien riittävyys.

Lista on liian yksityiskohtainen ollakseen ohjaava tai motivoiva, osin vaikuttaisi että siinä on päällekkäisyyttä, mutta niin ei tarkemmin ymmärrettynä kuitenkaan ole, kas kun asioilla on puolensa, pallollakin yksivärisellä.

Tehtävä. Virtaviivaista tämä projektimuistiovaatimuksiksi ja mallina se systeemiksi vaikkapa viitoketta apuna käyttäen. Sopii yrittää.

16.4.2018
Tehtävän ratkaisu:  Keskeinen toiminta on tarkastaminen, aika ajoin on tarkasteltava omia tekemisiäänkin uusin silmin ja testattava toimivuutta. Sellaisena yllä mainittu tehtävälistaus on oivallinen harjoitus. Kuten arvata saattaa alkuperäisestä kaavailusta on vuosia kulunut, ja syteemi kehittynyt sen jälkeen, joten virtaviivaistamisen yhteydessä tulee järjestellä asiat uuteen uskoon. Kehitteisiin kuuluu osana myös ns. prosessiajattelu, jonka symboliikaksi on aikanaan luotu prosessipallot.

Joten tämän mukaisesti sellainen ikäväksi koetti pakkotoiminto kuin projektimuistio tulee merkittäväksi työkaluksi, kun sen ymmärtää kokonaisuuteen vaikuttavana osana eikä vain asiakirjana, joka on pakko tehdä. Joten voin alkaa testata koekäyttöön uutta systemmiä, miten muistioiden tarkastukseen uusi kehite toimii ja miten se toimii yhdessä mittariston meemien kanssa. Sanovat tätä systeemiä vaikeaksi, mutta ei se sitä ole. Loppukevennyksenä Ilkan spontaani huomautus tavastani työskennellä. Perustuu sekin tositapahtumiin. Kerroin hänelle ihailemani Alshullerin spontaaneista työskentelytavoista. Sen Ilkka hyvin ymmärsi, koska kuulema minä toimin ihan samalla tavalla. Yks kaks tullaan kysymään ensi kuulemaltajotain ihan älytöntä , mutta vähän ajan kuluttua palataan mukana jotain ihan järkevää.

Mitä siis tein? Projektimuistiot ovat olleet auditeissa pullonkaula monena vuotena, samoin kuin auditsuunnitelman paikkansa pitävyys. Nyt aion vahtia, että tehdään kanssa. Tämä merkitsee tietysti sitä, että joudun tekemään suurimman osan esivalmiiksi ihan omin päin, rästiin jääneitä seikkoja näyttää olevan ihan liiaksi, joten työtä on pakko tehostaa, ja tehostinhan minä, tehovaikutus lienee jotain noin 50% sen lisäksi että vihdoinkin asiaan saadaan jotain mieltä.

 

Tietotykitys
 

Raportti Projektipäiviltä 2017 Asennetta-Osaamista-Tekemistä

Projektipäivillä oli muotisanana poikkitieteellisyys. Satun olemaan poikkitieteellisen koulutuksen saanut pitkänä sivuaineena sekä jatkokoulutuksena semiotiikka, joten ehkä olen sekä teoreettisesti että käytännössä sopiva henkilö kertomaan näkemykseni siitä, mitä se on tai voisi olla. Varsinkin kun osallistuin tämän vuoden Projektipäiville 2017 tietoisesti jäähyväiskäyntinä.
 

Olin alun perin sopinut, että yrityksemme liittyy PRY-yhdistyksen jäseneksi, voidakseni tehdä outoa laatuajatteluani tunnetuksi muillekin ja voidakseni saada jonkinlaista feed backiä kentältä vertaisarviona, missä mennään. Tahdoin käydä vielä viimeisen kerran päivillä ennen vetäytymistäni aktiivipalvelusta noin vuoden sisällä tästä päivästä lukien. Ja vaikka ensi vuonna Projektipäivät juhlivat 40 vuoden etapin saavuttamista, sinne tuskin enää osallistun. Toivotan onnea jo etukäteen.
 

Interdisipliinisyys sisältää kaksi tiedonalaa tai useampia tiedonaloja yhtenäistarkastelun alaiseksi esimerkiksi tutkimusprojektissa, ja samalla yhdistää monen eri alan tietämyksen. Tavoitteena on luoda uudenlainen näkemys ylittämällä tiedonalojen ahtaat rajat. Monitieteisyystermiä (poikkitieteellisyys kansanomaisesti) käytetään yhdistettäessä akateemisia tiedonaloja ja koulukuntia ylittäviä rajoja.
 

Käytännössä kyseessä on oppimistapahtuma, ilmiöintioppiminen tai kollaboratiivinen teemaoppiminen eli yhteisoppiminen kohteena jokin valittu ongelma, joka on ratkaistava tai mallinnettava. Suunnittelu- ja projektinjohtoalaa on vallannut viime vuosina termi ”systems engineering”. Mitä on ollut ennen on vastakin, toteaa vuosituhansia vanha kansainvälisesti tunnettu sananlasku. Siksi ensin katsaus menneiden vuosikymmenten konsulttitermiin re-engineering. Kuka muistaa tuota? Kun satun olemaan tällainen oldfashioned girl, joka rakastaa iänikuisia asioita, työkirjastooni kuuluu opus Muutoshallinta ja business reengineering käytännössä.
 

Ajankohtaista tuossa yli kaksikymmentä vuotta vanhassa kirjassa (julkaistu 1995) on ainakin kognitiotiede, sillä toinen kirjoittajista on suomalaisen kognitiotieteen grand old man Göte Nyman, oppimisen konkari. Kirjan nimi käsittelee muutosta eli nykyajassa hyvin ajankohtaista muutostenhallintaa. Taustasta vielä sen verran, että olen harvojen LinkedIn-ystävieni iloksi (joukossa myös kognitioita ymmärtäviä) kertoillut ajatuksistani ja elämästäni milloin mitäkin vuodatuksia. Viimeisimpiä oli empiirinen case-aie proaktiivisuudesta, jossa ennakoin Projektipävien 2017 parhaimmaksi luennoksi eversti Pasi Pasivirran esityksen Puolustusvoimain panssarihaupitsihankinnasta.
 

Valintani ei ollut huono. Suomalaisittain ottaen voinee hankintaa sanoa megaprojektiksi, vaikka pienihän se on kansainvälisten mittapuiden mukaan, monimutkainen kyllä, ja opettavainen esimerkki siitä miten hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Koska Projektipäivien teema oli Asennetta-Oppimista-Tekemistä, niin yritin bongata Pasivirran esityksestä, mikä siinä oli mitäkin päivän teeman kannalta. Asenne dokumentoinnin tarkkuuteen ainakin.
 

Kuten arvata saattaa, sotilas on toimen mies yleensä, ja niin tässäkin esityksessä kerrottiin tarkasti, miten kaikki tapahtui, vähän niin kuin eräkertomuksessa. Hankinnassa oli oleellista, että kun hankit panssarin, on hankittava yhtä ja toista muutakin, ellei sitä ole jo, ja todellinen kustannustaso käyttö- ja käyttöönottokustannuksineen, opetusprosesseineen lähes kaksinkertaistaa hankintahinnan. Enkä malta olla kujeilematta naislogiikalla, sillä nainen tämän hyvin tietää. Kun ostaa uuden puvun, on hankittava asusteetkin, kun hankkii uuden sohvan, pitää ehkä ostaa verhotkin uudet ja matto.
 

Aivan oikein eversti Pasivirta totesi (en uskalla sanoa, naiselliseen tapaan) että näin yksinkertaista tämä hankintojen tekeminen on. Keskimäärin niin, jos toinen maksaa, olipa maksaja kansa tai aviomies – tai sitten ei, voi tulla jurnutustakin, mitä tuommoista menit hankkimaan ja pitää selittää, hienommin sanottuna raportoida. 
 

Totta puhuen esitys oli hyvä, hyvin valmisteltu, puhuja saapui paikalle tuntia ennen esitysvuoroaan, tekniikka pelasi, full screen nappi löytyi ensi yrittämällä jne. Puhenopeus tosin paljasti hienoista jännitystä, ja esitys sai siten hienoisen tietotykityksen leiman. Tosin asiaa oli paljon ja aikataulu niukka. Kunniaksi puhujalle on aikataulussa pysyminen, sitä samaa taitoa suosittelen lämpimästi myös palaverien vetäjille, sillä asiaa on aina paljon, on opittava pistämään poikki elokuvaohjaajan tavoin, irvailtakoon vaikka kuinka, kun joutuu sanomaan cut cut cut.
 

Käytäväkeskusteluissa on vuosien mittaan ja nytkin ilmennyt toistuvasti, etteivät ihmiset lainkaan tiedä, mitä folkloristiikka on tai mitä semiotiikka on tai mitä kummaa virkaa minulla sitten on insinööritoimistossa. Semiotiikan jotkut kykenevät mieltämään merkkeihin liittyväksi. Oma mielipiteeni on, että molemmat tiedon alat ovat parhaimmillaan erittäin monitieteisiä so. poikkitieteellisiä, folkloristille etevimmillään puheen tasolla mikään inhimillinen ei ole vierasta, semiootikolle samoin, mutta hieman teoreettisemmin tarkasteltuna. Siinä missä semiootikko kykenee omaksumaan systems engineeringin monimutkaisuuden sekä muodossa complecsity ja complex, niin folkloristi pystyy sen sanallistamaan runomuodossa tai suorasanaisesti että mitä. Siis parhaimmillaan, montaa en tunne, jolla olisi näistä kahdesta tiedonalasta Suomessa molemmista huippukoulutus, ja vielä käytäntöön soveltamisen kyky. Saatan olla ainut suomenkielinen lajiaan.
 

Siis sallikaa, tavallaan tämä on testamenttini, jäähyväissanat, ja palatkaamme interdisipleeneihin, re-engineeringiin ja sen nykyvariaatioon systems engineeringiin, jolla varmastikin on jotain tekemistä ns. systeemiälyn kanssa. Ison tapahtuman järjestäjät ovat systeemiälyn ammattilaisia, tai parviälyn, jossa yhden tekeminen vaikuttaa välittömästi toisen tekemiseen. Hyvät projektijohtajat ja projektipäälliköt tietävät ja oppivat tämän ajan mittaan elleivät tiedä sitä jo luonnostaan. Megaprojektikin onnistuu täsmälleen niin hyvin kuin sen heikoin lenkki. Kaikki eivät ole lentojätkiä, joillakin ei vain hermot kestä paineita.
 

Seminaari 12: Haasteena suuret projektit oli minulle kokonaisuudessaan antoisin Projektipäivillä. Mitä tulee re-engineeringin ja systems engineeringin eroavuuksiin ja samuuksiin, niin ensivilkaisulta vaikuttaa siltä, että mallintamisen korostaminen on samaa molemmissa suuntauksissa, samoin simuloinnin tarve. Re-engineering yleisen tietolähteen Wikipedian mukaan voi viitata ongelmanratkaisuun, liiketoiminta-prosessien tarkasteluun, tai softan tekoon, sana suomennettaan takaisinmallinnuksena määritteenään toiminnallisuuden selvittäminen. Viime mainittu antaa oikeuden ensioivallukseeni, että systems engineering on uuden sukupolven, milleniaalien re-engineering, kehitys kehittyy. Suomennos "takaisinmallinnus" on kuvaavuuden kannalta todella epäonnistunut.
 

Kuten sessiossa ilmeni, systems engineeringissä ei ole kyse pelkästä mallinnuksesta, vaan teema- tai ilmiöoppimisen tapaan hyväksyttävään näkemykseen tarvitaan monialaista ja korkeatasoista tietämystä ja myös tausta- eli metatietoja. Vuosikausia olen käyttänyt omassa kehitys- ja koulutusajattelussani humanistisia käsitteitä meta ja sub. Sub on se faktinen näkyvä toiminnan taso, joka paradoksaalista kyllä on riippuvainen eli alisteinen Pasivirran termein sidosvaikutteisiin taustatekijöihin eli metatietoihin kuten tykin paikan paikannukseen puolin ja toisin. Vastustaja ei jää odottelemaan huutoa "ampu tulee". 
 

Systems engineeringin tärkeimpiä työkaluja lienee näin ollen ajattelukyky sekä tilannetaju, sitä samaa tarvitaan suunnittelussakin. Vahvaconin yrityskulttuuriin kuuluu toimitusjohtajan kokemuskerronta vuosien varrella tapaamistaan aloittelevista ”massoittelijoista”, arvostelukyvyn puutetta osoittaa, jos ensimmäistä työpaikkaansa hakeva haluaa ryhtyä massoittelijaksi. Joko hän ei ymmärrä tehtävän vaativuutta kokonaiskyvyn vaateiden kannalta, tai luulee itsestään liikoja.
 

Session toinen puhuja Ville Lestinen käsitteli mieliaihettani eli megaprojektien aikataulussa pysymistä. Parasta oli, että hän myönsi yli puolessa megaprojekteista aikataulujen lipsuvan ja budjetin ylittyvän sekä totesi, että jotain megaprojektien ohjaamisessa tehdään väärin. Syytäkin hän pohti, ja vastaus oli projektien kompleksisuus ja kokonaiskuvan puuttuminen. Tähän voisi tarjota vastaukseksi, että näin on ja on ollut, perinteisesti se kiteytyy sanontaan ettei nähdä metsää puilta. Hienostuneet projektinohjausjärjestelmät voivat hämärtääkin isoa kuvaa, kun nippelöidään tekniikalla ja töiden osituksella. 
 

Otan nyt erivapauden ikäni perusteella, vanhat aina muistelee. Opiskeluaikanani kuuntelin kerran Jarmo Kaimion puhetta WSOY:n toimitusjohtajan ominaisuudessa aiheesta, voiko humanisti olla liikkeenjohdollisesti lahjakas tai sopiva. Hänen kantansa oli, että hyvinkin, puhui kokemuksesta, koska humanisti on tottunut ajattelemaan laaja-alaisesti monista eri näkökulmista. Onko nyt humanistien aika tullut, olemme systeemiälykkäitä monipuolisia ihmisiä!
 

Systems engineering-ajattelussa palastelu on välttämätön taito, termeissä vilahtelee myös rakenne ja funktio. Kaikkea tätä ja paljon muuta sisältää oma kehitystyöni, sillä jos niin tahdotaan, niin jokaisen äidinkielessä laudaturin kirjoittaneen voidaan katsoa osaavan rakenteen (jäsennyksen), funktiot (sanoma, toiminto). Niin yksinkertaista, sanoi Pasi Pasivirta! Perusasiat eivät muutu, laulaa Rauli Baddy Somerjoki.

 

 

Vahvacon Oy
Imalankatu 2 C, 00240 Helsinki Finland
Puh. +358 10 277 4040
www.vahvacon.fi